Esqueces-te de ir ao pão.
Tens ideias, mas não sabes onde as guardar e acabas com papéis aos montes espalhados pelos bolsos.
Queres começar algo novo, mas sentes-te culpado por tudo o que ainda tens por acabar.
E mais mil pequenos desastres de organização pessoal.
…
(agora é a parte em que eu digo que não precisa de ser assim e que tenho a solução para os teus problemas)
Boas notícias e más notícias.
- Boas – efetivamente não precisa de ser assim, posso dizer por experiência pessoal que é possível atenuar este sofrimento.
- Más – não existe uma solução universal, tens de investir em adaptar o sistema às tuas necessidades.
🔍 O que vais encontrar neste artigo
⚙️ Sistemas de gestão pessoal
Todos temos um sistema de gestão pessoal – “um método para fazer acontecer as coisas da nossa vida”.
Post-its no computador, agenda, ligar à mãe, alarmes no telemóvel, …
A solução é essa.
Se queremos deixar de sentir esta angústia de deixarmos coisas a meio ou por fazer, temos de definir e clarificar esse sistema para o tornar mais eficaz.
Porque é que é só meia solução?
Apesar de ser um “sistema” e por definição existirem algumas coisas universais que podemos aplicar para o melhorar, não deixa de ser “pessoal”.
“Pessoal” quer dizer que nenhuma realidade é igual ou, pelo menos, comparável.
Não existe um produto de prateleira para comprarmos e resolver o problema.
Para integrar novas soluções no nosso método de fazer coisas, será sempre necessário algum esforço de adaptação da nossa parte.
Temos de testar coisas, avaliar se resultam, ser um pouco criativos..
O único corta mato que podemos fazer é tentar aprender pelos exemplos de como outras pessoas gerem o seu.
⏱️ O meu sistema (mais ou menos)
Longe de ser um guru de produtividade – Ali Abdaal, Thomas Frank, Tiago Forte, são melhores exemplos – eis as principais ferramentas/métodos que uso:
Pensamento em sistemas (hábitos)
Batching e Time Blocking
Sistema de organização pessoal
“Não” e 80/20
Isto não quer dizer que sejam as melhores, não existem “melhores ferramentas”.
Apenas quer dizer que estas funcionam para mim.
Qualquer que seja a ferramenta que se use, é importante compreender as preferências de cada um.
Temos de usar aquilo que resulta para nós.
Conheço CEOs e empresários que usam um caderno e nada mais.
Conjugar muita coisa ao mesmo tempo e retirar o máximo retorno do tempo investido, é algo que se relaciona mais com a nossa organização mental do que com o que fazemos.
As ferramentas são apenas um veículo para atingir essa clareza mental.
🧱 Pensamento em sistemas
Na verdade, é um nome chique para dizer que tento sempre entender as relações entre coisas.
A “interdisciplinaridade” – de que forma é que um tema se relaciona com o outro.
Por exemplo, como é que ir ao ginásio vai melhorar os meus níveis de energia e por conseguinte o meu rendimento profissional.
Coisas desse género.
É algo um pouco abstrato e difícil de explicar num pequeno artigo, mas segue uma pequena dica.
Sempre que tomo uma decisão que impacte a minha vida/rotina pergunto-me:
- O que tenho de abdicar para conseguir fazer isto? Quais são os tradeoffs.
- O que acontece depois das consequências imediatas? Quais são os impactos de médio e longo prazo?
- Compreendo o que isto exige de mim na prática ou estou apenas a olhar para o resultado?
- Estas perguntas ajudam-me a decidir se quero entrar situações antes de me ver mergulhado nelas.
🗓️ Batching e Time Blocking
Batching significa fazer tarefas parecidas todas de uma vez de forma a minimizar o esforço mental de fazer coisas e o tempo de preparação.
Por exemplo, cozinhar para a semana toda ao domingo, ou reservar o sábado para limpar a casa, tratar da roupa, passar a ferro, etc.
Acabamos por ser mais eficientes e poupar tempo.
Time Blocking é parecido, mas não é exatamente a mesma coisa.
Consiste em bloquear todos os blocos do nosso calendário com antecedência, para quando estivermos a viver esse momento sabermos o que fazer a seguir sem esforço.
Isto aplica-se a trabalho, mas também a tempo pessoal.
No meu calendário eu bloqueio tudo, até tempo para sair à noite com os amigos
Organização pessoal
Tudo isto que referi acima exige uma carga mental para a qual a nossa memória não está preparada.
O nosso cérebro serve para pensar, não memorizar.
Por isso, precisamos de ferramentas, de um sistema.
Algo deste género:
- Gestor de tarefas – pode ser uma app ou um caderno onde apontamos o que temos de fazer diariamente.
- Calendário, para identificar claramente eventos e bloquear tempo para nós próprios.
- Sistema de organização de notas (OneNote, Evernote, Notion,…).
- E-mail.
- Uma cloud – para guardares tudo o que interessa e nunca perder nada.
- Sistema de captura rápida – pode ser literalmente tirar uma fotografia a algo e enviar para as notas – serve só para guardar as notas para as organizarmos mais tarde.
O meu sistema pessoal é mais ou menos este:
- To Do da Microsoft para listar tarefas (no telemóvel e no PC) ou um caderno que anda sempre comigo e o Ivy Lee Method.
- Outlook como calendário e e-mail.
- Notion para sistema de notas (incluindo captura rápida – uso no telemóvel e no PC).
- One Note para Cloud (sou um fan boy da Microsoft como dá para perceber).
⛔ “Não” e 80/20
Se tudo for importante, nada é.
Algumas das pessoas mais bem-sucedidas do mundo têm isto muito claro nas suas cabeças.
É por isso que dizem muitas vezes não, e poucas vezes sim.
Eu uso os seguintes princípios:
- Princípio 80/20 – eliminar tarefas administrativas/baixo retorno, “quais são os 20% de tarefas que me ajudam a conquistar 80% dos resultados que quero” e o que sobrar faço se tiver tempo.
- Trabalhar apenas com quem confias – se confiares nas pessoas com que trabalhas não precisas de fazer microgestão nem de duplicar trabalho.
- Manter as coisas simples e evitar “coisas” desnecessárias – complexidade dispersa atenção.
- Focar em apostas de longo prazo – boas ideias são cumulativas, dão retorno sobre os retornos passados. Quanto mais tempo passar, maior será esse retorno.
- Dizer não por defeito (ou pelo menos tentar) – ajuda a ser mais consciente naquilo que faço.
🔫 The name is Bond, James “guru da produtividade” Bond
Quando era mais novo, queria ser como o James Bond.
Salvar o mundo sem suar, falar seis línguas, ter a cultura geral de um diplomata, conduzir Aston Martins, meninas giras e relógios explosivos.
Ah! E mestre de kung-fu, mergulhador profissional, e atirador furtivo…
Um super-herói com superpoderes “atingíveis”.
Entretanto, a realidade (ou a minha mãe, não me lembro) apareceu para me dar um abanão.
É uma personagem, não um homem real.
“Ele não tem de lavar a loiça e ver séries na Netflix, ninguém tem tempo para ser tão bom em tanta coisa”.
Mas os sonhos de criança são assim – não se esquecem.
Se calhar é por isso que me interesso por estas coisas.
Se calhar é por isso que me chateia esquecer-me de tarefas, confundir as notas, e sentir-me culpado por ter mais projetos do que aqueles que consigo cumprir.
Se não tivesse esse caos, talvez pudesse ter mais tempo para ser algo mais interessante.
Podemos não salvar o mundo, mas podemos ser mais, muito mais, sem sacrificar grande coisa.
Apenas temos de ser mais consequentes na nossa organização pessoal.
